組織管理機能

管理者が部署やチーム単位でユーザーを割り振り、組織ごとの管理が可能となる機能です

  1. 組織管理機能とは
  2. 利用方法

組織管理機能とは

組織管理機能とは、管理者が部署やチーム単位でユーザーを割り振り、組織ごとの管理が可能となる機能です。
ユーザーの組織間異動が発生した場合も、所属組織の付け替えが可能です。また、これまで全体のみであった資料の共有範囲が、特定の組織に絞って共有ができるようになります。

利用方法

組織管理機能

組織の登録

・組織は10階層まで作成することができます。
・並列で作成できる組織の上限数は200件となります。

1. 基本設定:組織名の変更や作成した組織の親組織を設定できます。
2. ユーザー管理:ユーザ管理に遷移し自組織配下に所属する
   ユーザーの追加や閲覧ができます。
3. 機能設定:資料管理に保存した資料の共有可能範囲を設定できます。
4. 組織追加:新たに組織を追加できます。管理者のみが一括登録可能です。

ユーザー管理

1. 一覧にする組織を選択できます。
2. ユーザー名または、メールアドレスでユーザーを検索することができます。
3. ユーザーが所属する組織を変更できます。
4. 「管理者」「組織管理者」権限を付与することができます。

ご注意

作成可能な組織の階層は10階層までとなります。
ひとつの組織に直接紐付けられる子組織は200までとなり、10階層目以降に組織を作成しようとした場合、エラーとなります。

 

資料管理機能

・組織管理で設定された共有可能な範囲を組織単位で選択できます。
・自身が所属する組織を除いて共有することもできます。その場合、自身と選択した組織のみ閲覧できます。

組織移動に伴う資料の引き継ぎ

ユーザーの所属組織を変更する際には、そのユーザーが共有している資料を他のユーザーに「引き継ぐか/引き継がないか」を選択する必要があります。

ご注意

資料を引き継がずにアカウント移動した場合、 移動先組織の「共有可能な範囲」の設定によっては、 資料の共有先が変更される可能性があります。

資料を引き継いでアカウント移動
移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーに資料を引き継ぎます。
※ 特定の資料のみを引き継いだり、資料ごとに引継ぎ先を指定することはできません。

資料を引き継がずにアカウント移動
引き続き移動するユーザーが資料の編集者となります。

 

資料を引き継いでアカウント移動する場合

移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーに資料を引き継ぎます。

■移動後の資料の状態

資料の編集者:引継ぎ先として選択したユーザー
※ 資料の引き継ぎ先は、移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーのみとなります。

資料の共有可能な範囲:引継ぎ先として選択したユーザーの所属組織の設定に準ずる
資料の共有先:変わらない

資料を引き継いでアカウント移動する場合

・資料の編集者は、営業企画部の引継ぎ先のユーザーに変更となる
・共有可能な範囲は、引継ぎ先ユーザーの所属する組織「営業企画部」の設定に準ずる
・結果、資料の共有先は変わらない

 

資料を引き継がずにアカウント移動する場合

引き続き移動するユーザーが資料の編集者となります。

■移動後の資料の状態

資料の編集者:引き続き移動するユーザー
資料の共有可能な範囲:移動先の所属組織の設定に準ずる
資料の共有先:共有先として設定していた組織のうち、移動先の「共有可能な範囲」内に含まれる組織

資料を引き継がずにアカウント移動する場合

・資料の編集者は、引き続き移動するユーザーのまま
・共有可能な範囲は、移動先となる「営業1課」の設定に準ずる
・結果、共有可能な範囲外となる「大阪支社」への共有は外れる

 

未共有の資料がある場合

未共有(共有していない)資料を持っている場合、該当の資料は他のユーザーに引き継がれません。

■移動後の資料の状態

資料の編集者:引き続き移動するユーザー
資料の共有可能な範囲:移動先の所属組織の設定に準ずる
資料の共有先:共有していないため、変わらず未共有

 

操作手順などの詳細についてはヘルプページをご確認下さい。

 

 

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