業務効率の改善にこだわるベルフェイス社員も実践!今すぐできる業務ハック術

  1. 営業効率の改善と併せて業務全体の効率化を!
  2. ベルフェイス社員が実践する業務ハック術をご紹介
  3. ルーティーン化する作業は徹底効率化!塵も積もれば山となる!

01.営業効率に留まらず、業務全体の効率化を!

bellFace導入により、営業効率を改善されている一方、いざ商談以外の場面では、なかなか効率化が進んでいない部分もあるのではないでしょうか。いくら片付けても押し寄せる日々の業務にはメールの整理や文面作成、オンライン商談のセッティング、タスクの進捗管理など、同じ作業の繰り返しも多いかと思います。

ベルフェイス社員も多くのタスクを抱える中で、いかに効率化を図れるか知恵を絞っています。今回は明日から役立てられる、ベルフェイス社員が実践する業務効率化の工夫をご紹介します!bellFace上でできる効率化や専用ソフトやアプリを入れずにできるものを集めました。

 

02.ベルフェイス社員が実践する業務ハック術をご紹介

【1】あらゆる言葉やURLまでも続々登録、日々更新。辞書機能

想定効果:3秒/回・活用頻度:30回/日

一日に何度も打つ「お世話になります」等の言葉を辞書登録している方も多いでしょう。ベルフェイス社員の辞書登録数は約300以上!

例えば、「り」は「リードソース」、ghは「ご返信ありがとうございます」、「しょき」は「初期費用」等、ビジネス単語は勿論、bellFaceにまつわる用語、商談でお客様によく展開する事例や業界情報までも辞書化され、圧倒的な工数削減に繋がっています。

単語一つずつを登録するのではなく、一括で複数の単語登録も可能です。

ベルフェイス社員の辞書の一部
※Google日本語入力辞書ツールでの登録方法となります。

単語に限らず、辞書にURLを登録する社員も多数います。 1つは、bellFaceの会議室URL。固定化されたWeb商談(多拠点接続)型の個人URLを辞書登録すれば、「オンラインで話そう!」となった3秒後にはURLを共有し、接続が実現します。

例えば、「mtgurl」と入力した場合・・

  bellFace Meeting URLはこちら → https://user.bell-face.com/mtg/

が表示されるように設定。 「MTGURL」と打てば、一発でWeb商談の案内ができ、迅速にお客様へ共有できるのです!

また、bellFace上にアップロードした資料に紐づくURLの辞書登録も便利です。例えば、新規キャンペーン資料のURLは「新CP」、価格表のURLは「KKH(“価格表”の頭文字)」など登録。すると、メールへ資料URLを瞬時に記載できます。またbellFace商談中にも相手の反応に応じて、共有メモに資料URLを展開すれば、スピーディーな提案で顧客満足につながります。

ベルフェイス社員は辞書は定期的に更新し、都度パワーアップさせています!たかが辞書、されど辞書。あくなき効率化への意思の形が辞書登録なのかもしれません。

 

【2】テンプレートは1つじゃない!場面ごとのメールテンプレート使いこそが効率化!

想定効果:30秒/回・活用頻度:8回/日

商談ではレスポンスの早さがお客様の信頼につながると言われます。メール業務の効率化で、レスポンスまでの時間を短縮すれば業績向上にも寄与します。

新規メールを立ち上げたら、冒頭の「お世話になっております」から末尾の「宜しくお願い致します」、そして署名設定…がメールテンプレートだとしたら大違い!新規リードへの初回接触、商談前のリマインド、新商品やセミナーの案内、どの場面でも専用テンプレートの活用こそ業務効率化につながります。例えば、打ち合わせ後の御礼もテンプレートがあれば、先方の宛名と次回日程を入力する手間のみで完了します。

 

【3】bellFaceで出来る効率化~資料共有編~

想定効果:3秒/回・活用頻度:3回/日

bellFace商談中にできる業務効率化の1つがファイル送信機能です。

「後ほどで資料をメール送ります」が不要になる上、送信先が商談相手のみに限定されるのでパスワード設定も不要。ファイル送信できる対象も、PPT、PDF、Excel、Word、動画と多様です。画面共有で同じ資料を見て打ち合わせし、変更や修正を行ったデータをその場ですぐお渡しすれば、資料の受け渡し漏れも防げます。例えば、画面共有で入稿データの読み合わせや、図面の修正を行った後に、変更後のデータを共有、といったシーンで非常に便利です。

 

【4】bellFaceにまつわる効率化~共有メモ編~

想定効果:5秒/回・活用頻度:3回/日

商談時にテキスト情報を可視化し、やり取りできる共有メモ。「本日の議事録」や「今後の連絡先」、「イベントやウェビナーの案内」などをメモに記し、その場でメモデータのダウンロード案内が可能です。

商談後の議事録の送付、先方のメール確認、と双方の手間軽減になります。商談外の部分もbellFaceの機能を活用し、効率化しましょう。

共有メモテンプレートの設定画面

 

03.ルーティーン化する作業は徹底効率化!塵も積もれば山となる!

ベルフェイス社員に効率化のコツを聞くと共通しているのは「常に改善」の意識。

「2回以上やることは自動化、簡素化」、「とりあえず試す!無理にでも3日間継続!そうすると本当に便利なら加速度的に活用が進む」、「面倒、手間と思った瞬間に解決策を検索する。“面倒”を放置しない」、「手間≒生産性向上の種とアンテナを張っている」と言った声が寄せられました。

社員が実践する業務ハックで短縮できる時間は1回あたり5~10秒程度。ですが1日に使う回数は20回以上…。それを仮に5つ併用すると、1日で一週間で15分…一年間で340時間≒14日分…?まさに塵も積もれば山となります。また業務効率化により自分だけでなく、商談相手の工数軽減にもなりますね。

些細でも、ルーティーン作業の効率化から生まれる時間を有効活用できますように!ご紹介した業務ハックが、皆さんのお役に立てば幸いです。